Zu den zahlreichen Aufgaben des Finanzvorstands einer Eltern-Kind-Initiative (Verein) gehört alle drei Jahre auch die Abgabe der Körperschaftssteuererklärung. Aber keine Panik, falls die Steuererklärung ausgerechnet in deine Amtszeit fällt. In diesem Blog-Artikel erfährst du, was dich erwartet und wie du die Steuererklärung über Elster online abgibst.
Was prüft das Finanzamt?
Eine EKI (Eltern-Kind-Initiative) ist in aller Regel ein eingetragener Verein („e.V.“) und damit eine Körperschaft. Das Einkommen von Körperschaften wird grundsätzlich besteuert.
Mit dem Betrieb eines Kindergartens/einer Krippe/eines Horts verfolgt der Verein jedoch einen gemeinnützigen Zweck und kann in den Genuss von Steuervergünstigungen kommen.
Dafür müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein – und genau deren Vorliegen prüft das Finanzamt alle drei Jahre anhand der Steuererklärung.
Unter welchen Voraussetzungen ist ein Verein gemeinnützig?
- Der Verein muss die Allgemeinheit fördern. Die durch den Betrieb einer Kita/einer Krippe/eines Horts verfolgte „Förderung der Erziehung“ ist in § 52 Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) als Förderung der Allgemeinheit gesetzlich anerkannt.
- Dabei darf der Verein aber nicht nur für einen fest abgeschlossenen Kreis von Personen tätig werden (z.B. nur für Kinder der Angehörigen eines bestimmten Unternehmens). Die Gruppe der Kinder, die die Kita/die Krippe/den Hort besuchen können, muss weit gefasst sein und es darf kein Kind von vornherein ausgeschlossen werden (eine begrenzte Anzahl von Betreuungsplätzen ist aber natürlich ok).
- Der Verein muss selbstlos handeln, d.h. die Vereinstätigkeit darf nicht in erster Linie auf die Mehrung des eigenen Vermögens gerichtet sein (vgl. weitere Kriterien der Selbstlosigkeit in § 55 AO). Aus diesem Grund darf deine EKI kein Vermögen anhäufen und Rücklagen nur unter strengen Voraussetzungen bilden.
- Die Mittel des Vereins dürfen ausschließlich für die in der Satzung festgelegten Zwecke verwendet werden.
- Der Verein muss die steuerbegünstigten Zwecke grundsätzlich selbst verfolgen, also die Mittel nicht an andere Körperschaften weitergeben (eine Ausnahme sind die sogenannten Fördervereine).
Wann und wie muss die Steuererklärung abgegeben werden?
In der Regel muss der Verein unaufgefordert alle drei Jahre anhand der Steuererklärung nachweisen, dass die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit (noch) vorliegen. Abgabefrist ist jeweils der 31.07. eines Jahres für die vorausgehenden drei Kalenderjahre. Der Schwerpunkt der Prüfung liegt dabei auf dem letzten Jahr des Prüfungszeitraums.
Beachte: Etwas anderes gilt, wenn der Verein neben dem Zweckbetrieb (= der Kita, der Krippe, dem Hort) noch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält und eine bestimmte Umsatzgrenze überschreitet.
Im Rahmen des Corona-Steuerhilfegesetzes wurde die Abgabefrist der Körperschaftssteuer auch für 2021, 2022 und 2023 verlängert:
- 2021: bis 31.10.2022
- 2022: bis 02.10.2023
- 2023: bis 02.09.2024
Die Steuererklärung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch über das ElsterOnline-Portal „Mein ELSTER“ zu übermitteln (www.elster.de).
Vielleicht hat dein Verein über „Mein ELSTER“ sogar schon eine oder mehrere Steuererklärungen abgegeben? Dann kannst du den nächsten Absatz überspringen und dich direkt einloggen.
Andernfalls ist für die Anmeldung in „Mein ELSTER“ zunächst eine Registrierung erforderlich. Klicke auf der Startseite des ElsterOnline-Portals (www.elster.de) auf „Benutzerkonto erstellen“. Im Anschluss wirst du Schritt für Schritt durch den Registrierungsprozess geleitet.
Wichtig ist, dass du dich „für eine Organisation (Arbeitgeber, Unternehmer, Verein)“ registrierst. Per E-Mail erhältst du eine Aktivierungs-ID sowie per Post einen Aktivierungs-Code. Beides benötigst du, um anschließend ein elektronisches Zertifikat (Zertifikatsdatei) zu generieren, mit dem du dich zukünftig in „Mein ELSTER“ für den Verein einloggen kannst.
Wie erstellst du die Steuererklärung deiner Elternini in ELSTER?
- Wenn du dich erfolgreich in „Mein ELSTER“ eingeloggt hast, gelangst du über den Menüpunkt „Alle Formulare“ zur „Körperschaftssteuer“ und zur „Körperschaftssteuererklärung (KSt 1)“.
- Hat dein Verein bereits eine Steuererklärung über das ElsterOnline-Portal abgegeben, besteht die Möglichkeit, bereits eingegebene Daten aus einer vorherigen Steuererklärung zu übernehmen. Andernfalls wählst du die Option „Ohne Datenübernahme fortfahren“.
- Auf der folgenden Seite kannst du dann den „Hauptvordruck (KSt 1) und die „Anlage Gem“ auswählen. Die Steuererklärung einer EKI besteht in der Regel nur aus diesen beiden Vordrucken.Achtung: Manchmal ist bei der „Anlage ZVE“ ein Kreuz vorbelegt. Sollte dies der Fall sein, entfernst du es.
- Anschließend wählst du dein Bundesland aus und gibst deine Steuernummer ein (ggf. beantragst du hier eine Steuernummer). Dann klickst du dich durch alle Teilseiten des Vordrucks und gibst die Daten ein.
- Die „Anlage GK“ und die „Anlage ZVE“ sind in der Regel nicht auszufüllen, da deine EKI normalerweise keinen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält.
- Sind der Hauptvordruck KSt 1 und die Anlage Gem ausgefüllt, gelangst du in den Prüfungsmodus. Hier werden dir eventuell noch vorhandene Fehler in deiner Steuererklärung angezeigt.
- Sind alle Fehler behoben, kannst du deine Angabe in einer Übersicht noch einmal prüfen und anschließend auf „Absenden“ klicken.
- Herzlichen Glückwunsch, du hast die Steuererklärung für deine EKI nun abgegeben!
Eine wirklich tolle Hilfe zum Ausfüllen der Steuererklärung findest du hier.
Die Anleitung wurde von der Oberfinanzdirektion Karlsruhe für Baden-Württemberg erstellt, lässt sich aber auf andere Bundesländer übertragen.
In dem Dokument werden alle Teilseiten des Hauptvordrucks KSt 1 sowie der Anlage Gem vorgestellt und sehr hilfreiche Hinweise zum Ausfüllen gegeben.
Da das Dokument für alle möglichen gemeinnützigen Vereine erstellt wurde, möchten wir auf eine Besonderheit bei EKIs hinweisen:
Mit dem Kindergarten/der Krippe/dem Hort unterhaltet ihr keinen „steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb“ sondern einen „Zweckbetrieb“.
In der Anlage Gem unter „Wirtschaftliche Betätigung“ sind somit NICHT die Felder „Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe“ auszufüllen, sondern du gehst weiter zu „Zweckbetriebe“.
Bei der „Bezeichnung des Zweckbetriebes“ gibst du dann „Kinderbetreuung“ sowie die Einnahmen vom Vorjahr ein (ohne Spenden und ohne Vereinsbeiträge).
Welche weiteren Anlagen sind der Steuererklärung beizufügen?
Bevor du dich aber für die nächsten drei Jahre entspannt zurücklehnen kannst, musst du dich noch um die Anlagen kümmern.
In der Regel sind folgende Unterlagen mit der Steuererklärung einzureichen:
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) für jedes Jahr des dreijährigen Prüfungszeitraums
- Aufstellung über das Vermögen am 31.12.des letzten Jahres des Prüfungszeitraums
- Geschäftsberichte/Tätigkeitsberichte für jedes Jahr des dreijährigen Prüfungszeitraums
- die zurzeit gültige Satzung
- der zurzeit gültige Beschluss über die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge, Umlagen und Aufnahmegebühren
Ob weitere Unterlagen verlangt werden, ist von Finanzamt zu Finanzamt unterschiedlich. Sollte dein Finanzamt weitere Belege benötigen, wird es dich auffordern, diese nachzureichen.
Die Übermittlung der Unterlagen erfolgt ebenfalls über „Mein ELSTER“. Mit dem Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ können sie als PDF-Dokumente für das Finanzamt hochgeladen werden.
Was sagt der Freistellungsbescheid aus?
Wenn alles gut geht, erhältst du ein paar Wochen nach Abgabe der Steuererklärung den Freistellungsbescheid. Lies ihn dir genau durch, manchmal werden in der Anlage wichtige Hinweise vom Finanzamt gegeben bzw. Unterlagen nachgefordert.
Der Freistellungsbescheid:
- stellt dem Umfang der Steuerbegünstigung fest (i.d.R. Befreiung von der Körperschafts-, Gewerbe- und Kapitalertragssteuer)
- berechtigt (weiterhin) zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen für Spenden.
Er sollte sorgfältig verwahrt werden!
Fazit
- Die Körperschaftssteuererklärung betrifft Kitas in der Form eingetragener Vereine.
- Sie wird alle 3 Jahren abgegeben.
- Als wichtige Anlagen sind unter anderem eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) pro Jahr und die Vorstandsbeschlüsse und Beschlüsse der Mitgliederversammlungen, die über die Gebührenordnung bestimmen.
- Anschließend erhält deine Kita als gemeinnütziger Verein den Freistellungsbescheid, mit dem du Spendenquittungen ausstellen darfst.