Geschenke in der Kita: wie hoch dürfen die Ausgaben sein und wie buche ich sie richtig?
Nikolaussäckchen für die Kleinen, Geburtstagsgeschenke für das Personal, ein Dankeschön für den Vorstand – alle freuen sich über ein Präsent hin und wieder als Zeichen der Wertschätzung. Aber was dürfen die Geschenke kosten? Und wie werden die Ausgaben in der Buchhaltung richtig erfasst? Diese Fragen möchten wir dir hier beantworten.
Geschenke in einer Kita, die von einem gemeinnützigen Verein betrieben wird, müssen gemeinnützigkeits- und lohnsteuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Gar nicht so einfach, dabei den Überblick zu behalten! Wir unterscheiden nach der Gruppe der Beschenkten:
- Kinder
- Personal
- Vorstand und Ehrenamtliche (Vereinsmitglieder)
- Externe (Nichtvereinsmitglieder)
Geschenke an die Kinder
In vielen Kitas ist es üblich, die Kinder an ihrem Ehrentag mit einem kleinen Geschenk zu überraschen.
Und auch an Ostern, Nikolaus oder beim Kindergartenabschied im Sommer werden häufig „Mitgebsel“ an die Kinder verteilt.
Diese Geschenke sind nur Kleinigkeiten von geringem Wert und Teil der pädagogischen Arbeit. Die Ausgaben hierfür kannst du im Zweckbetrieb auf ein Buchhaltungskonto mit den Aufwendungen für „Spiel- und Bastelmaterialien“ buchen.
Exkurs: Die vier Geschäftsbereiche eines gemeinnütziges Vereins
Beim gemeinnützigen Verein werden vier Geschäftsbereiche unterschieden:
A ideelle Tätigkeit = der „Kernbereich“ der gemeinnützigen Vereinstätigkeit
B Vermögensverwaltung = Verwaltung von vereinseigenem Vermögen, sofern dies lediglich „nebenbei“ erfolgt
C Zweckbetrieb = wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, der der Verwirklichung des Vereinszwecks dient, also der Kindergartenbetrieb
D steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb = anderweitiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Die Unterscheidung dieser Bereiche ist für die Steuer von Bedeutung, denn nur die Bereiche A, B und C sind von der Körperschaftssteuerpflicht befreit. Die Aufzeichnungen in der Buchhaltung müssen daher für die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder getrennt erfolgen.
Geschenke an das Personal
Bei den Geschenken für das festangestellte Kindergartenpersonal kommen lohnsteuerrechtliche Vorgaben ins Spiel.
Wenn du dich an die folgenden Regeln hältst, bleiben die Geschenke lohnsteuer- und sozialabgabenfrei:
"Aufmerksamkeiten"
Anlässlich eines persönlichen Ereignisses (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes etc.) dürfen Geschenke bis zu einem Wert von 60,00 € brutto an die Mitarbeiter*innen überreicht werden. Mehrere persönliche Anlässe pro Jahr und sogar pro Monat sind erlaubt.
Beachte: Weihnachten stellt keinen persönlichen Anlass dar!
Exkurs: Essen und Getränke am Arbeitsplatz
Kaffee, Obst, Tee, Kekse und Mineralwasser dürfen dem Kita-Personal während der Arbeit in unbeschränkter Höhe steuerfrei zur Verfügung gestellt werden.
Die Übernahme der Kosten für eine richtige Mahlzeit wiederum wäre steuerpflichtig.
Ausnahme: die Mahlzeit wird anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gestellt und kostet nicht mehr als 60 € brutto. Ein Beispiel hierfür wäre z.B. die Pizza, die die Erzieher*innen beim Übernachtungsfest mitessen.
Geschenke im Rahmen der monatliche Sachbezugsfreigrenze
Arbeitnehmer*innen dürfen ganz allgemein jeden Monat Sachbezüge im Wert von 50,00 € brutto lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei von ihrer Arbeitgeber*in entgegennehmen.
„Sachbezüge“ können auch „Sachgeschenke“ an die Mitarbeiter*innen sein.
Nicht ausgeschöpfte Beträge innerhalb der 50-Euro-Grenze, können nicht auf folgende Monate übertragen werden.
Die monatlichen Sachleistungen sind unabhängig von den oben genannten "Aufmerksamkeiten"; beide können also nebeneinander gewährt werden.
Geschenke anlässlich von Teamevents
Betriebsausflüge und Teamevents sind eine tolle Möglichkeit, die Mitarbeiter*innen zu motivieren und das Gemeinschaftsgefühl im Team zu stärken.
Das Event darf pro Teilnehmer*in bis zu 110 € brutto kosten. Wird die Mitarbeiter*in von einem Angehörigen begleitet, gilt die 110-Euro-Grenze für beide zusammen.
In die 110 € werden alle Teilrechnungen und auch die Kosten für anlässlich des Events überreichte Geschenke einberechnet. Es dürfen maximal zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden.
Alle oben genannten Wertgrenzen dürfen nicht auch nur um einen Cent überschritten werden. Andernfalls werden Lohnsteuern und Sozialabgaben fällig!
Und abschließend noch einmal zur Klarstellung:
Sowohl Geldgeschenke als auch zweckgebundene Geldleistungen an Arbeitnehmer*innen sind stets steuerpflichtig.
Bei Gutscheinen und Geldkarten sind aus diesem Grund gewisse Einschränkungen zu beachten. Sie dürfen ausschließlich zu dem Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und müssen den Vorgaben des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Gesetz über die Beaufsichtigung von Zahlungsdiensten, s. Exkurs unten) entsprechen.
Die Ausgaben für Aufmerksamkeiten, Geschenke und Teamevents sind dem Zweckbetrieb Kindergarten zuzuordnen und auf ein Buchhaltungskonto mit den „freiwilligen sozialen Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ zu buchen.
Exkurs: § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG
Im Zusammenhang mit dieser Vorschrift sind noch viele Fragen von den Finanzgerichten zu klären und wir möchten euch mit den Details nicht langweilen. Grob gesagt müssen die Möglichkeiten, den Gutschein/die Geldkarte einzulösen, beschränkt sein auf:
a) limitierte Netze (z.B. nur in einem bestimmten Einkaufsladen oder in einer bestimmten Einzelhandelskette einlösbar)
und
b) eine limitierte Produktpalette (z. B. Tankkarten, Gutscheinkarten für einen Buchladen, Beauty- oder Fitnesskarten sowie Kinokarten).
Geschenke an Vorstand und Ehrenamtlich (Vereinsmitglieder)
Grundsätzlich dürfen gemeinnützige Vereine ihren Mitgliedern gar keine Geschenke machen. Dies ist in § 55 Abs. 1 Nr. 1 Abgabenordnung („Selbstlosigkeit“) sogar gesetzlich festgeschrieben.
Aber das Finanzamt toleriert Ausnahmen, soweit es sich um Annehmlichkeiten handelt, wie sie im Rahmen der Betreuung von Mitgliedern allgemein üblich und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind.
Geldgeschenke sind allerdings ausgeschlossen und bestimmte Wertgrenzen dürfen auch hier nicht überschritten werden.
Leider lässt sich zumindest für Bayern keine allgemein gültige Wertgrenze bestimmen. Vielmehr sehen sich die Finanzämter den Einzelfall an. Bei der Bewertung werden dann insbesondere die Höhe der jährlichen Gesamteinnahmen des Vereins aus Mitgliedsbeiträgen sowie der Anlass des Geschenks herangezogen.
Das Paradebeispiel aus der Kita-Praxis ist das Geschenk, das dem Vorstand als „Dankeschön“ für seine Verdienste überreicht wird. In diesem konkreten Fall ist ein Präsent bis zum Wert von 40,00 € pro Person in der Regel unbedenklich. Buchen kannst du diese Ausgabe im ideellen Bereich, z.B. auf ein Aufwandskonto für „Geschenke/Aufmerksamkeiten“.
Geschenke an Externe (Nichtvereinsmitglieder)
Auch für Geschenke an außenstehende Dritte ist der Grundsatz der Selbstlosigkeit zu beachten – d.h. das Geschenk muss in Zusammenhang mit dem satzungsmäßigen Vereinszweck, also dem Betrieb des Kindergartens stehen.
Viele EKIs engagieren z.B. freiberufliche Musikpädagog*innen, denen sie einmal im Jahr eine kleine Anerkennung zukommen lassen möchten. Für Aufmerksamkeiten an Personen, die weder vom Verein festangestellt noch selbst Vereinsmitglied sind, gibt es keine vorgegebenen Wertgrenzen. Allerdings muss natürlich auch hier die Verhältnismäßigkeit gewahrt werden.
Wir empfehlen für Geschenke an Externe einen Betrag von 35 € brutto nicht zu überschreiten - dann sollte es mit dem Finanzamt keine Probleme geben.
Die Ausgabe im oben genannten Beispiel (Geschenk an Musikpädagog*in) buchst du auf ein dem Zweckbetrieb zugeordnetes Aufwandskonto für „Geschenke/Aufmerksamkeiten“.
Fazit
- Geschenke an Kinder im geringen Wert unterlegen keiner gesetzlichen Grenze
- Geschenke an das Personal dürfen für besondere persönliche Anlässe max. 60 € betragen. Für monatliche Sachbezüge sind es max. 50 €
- Teamevents dürfen pro Teilnehmer*in bis zu 110 € erreichen
- Geschenke an Vorstand und Vereinsmitglieder dürfen max. 40 € kosten
- Für Geschenke an Nichtvereinsmitglieder empfehlen wir einen Betrag von max. 35 €
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