Rücklagenbildung im gemeinnützigen Verein

Der zweckgebundenen Rücklage können Mittel zugeführt werden, die der Realisierung eines größeren Projekts dienen sollen (z. B. ein geplanter Umbau, eine Renovierung, ein Umzug, eine große Anschaffung etc.).

Inhaltlich gibt es hier keine Beschränkungen, solange das Projekt der Erfüllung der steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke des Vereins dient.

Es müssen bereits konkrete Zeitvorstellungen für die Durchführung des Projekts bestehen. Für den Zeitraum, den diese Durchführung umfassen darf, gibt es keine allgemein gültigen Obergrenzen.

Es muss eine realistische Finanzplanung zu Grunde liegen.

Die Höhe der zweckgebundenen Rücklage bzw. die Höhe der jährlichen Zuführung bemisst sich allein nach den Kosten des geplanten Projekts und dem vorgesehenen Zeitraum für dessen Realisierung.

Ein Unterfall der zweckgebundenen Rücklage ist die sogenannte Betriebsmittelrücklage. Diese dient der Absicherung periodisch wiederkehrender Ausgaben (Gehälter, Miete).

Die Bildung der Betriebsmittelrücklage ist nur in Vereinen mit unsicherer Finanzierung bzw. Schwankungen der Einnahmen und nur „für eine angemessene Zeitperiode“ zulässig. Diese liegt zwischen einem Monat und einem Jahr und hängt von der Finanzstruktur des Vereins ab.

Eine Eltern-Kind-Initiative, die monatlich Vereinsbeiträge erhebt und sich in der Vergangenheit auf eine pünktliche Zahlung der öffentlichen Fördermittel verlassen konnte, kann unserer Meinung nach die Kosten für maximal drei Monate in eine Betriebsmittelrücklage einstellen.

Ist die Finanzierung einer Einrichtung auf Dauer ungesichert, kann der Verein auf praktisch unbegrenzte Zeit eine Betriebsmittelrücklage führen. Die Rücklage muss dann jeweils zum Jahresende aufgelöst und zu Beginn des neuen Jahres wieder gebildet werden.

Die Wiederbeschaffungsrücklage ist grundsätzlich für alle Wirtschaftsgüter zulässig, die der Verein für die steuerbegünstigten Satzungszwecke verwendet und die nicht aus den laufenden Einnahmen finanziert werden können. Die Ersatzbeschaffung muss tatsächlich geplant sein.

Die Höhe der jährlichen Zuführung in die Rücklage bemisst sich nach der Höhe der regulären Absetzungen für Abnutzung. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer gibt also den Zeitrahmen für die Rücklagenbildung. Erweist sich das zu ersetzende Wirtschaftsgut als länger nutzbar als die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, muss die Rücklage nicht aufgelöst werden. Sie kann bestehen bleiben, bis die Neuanschaffung tatsächlich erfolgt.

Im Verhältnis zur zweckgebundenen Rücklage bietet sich die Wiederbeschaffungsrücklage an, wenn der Anschaffungszeitpunkt noch unklar ist. Andernfalls ist die zweckgebundene Rücklage zu bevorzugen, da bei dieser die Höhe der Zuführung pro Jahr unbegrenzt ist.

D) DIE FREIE RÜCKLAGE (§ 62 ABS. 1 NR. 3 AO)

Wie der Name dieser Rücklage schon sagt, ist für ihre Bildung kein bestimmter Grund erforderlich.

Sie kann auf unbegrenzte Zeit gebildet und jederzeit aufgelöst werden.

Auch in der Höhe ist die freie Rücklage nicht begrenzt. Allerdings gibt es für die jährliche Zuführung Obergrenzen.

Folgende Beträge dürfen pro Jahr maximal in die freie Rücklage eingestellt werden:

• Ideeller Bereich: 10% der Einnahmen (z.B. Mitgliedsbeiträge und Spenden)
• Zweckbetrieb: 10% der Überschüsse/Gewinne
• Vermögensverwaltung: 1/3 der Überschüsse/Gewinne (z.B. Zinsen aus Bank- und Sparguthaben)
• steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: 10% der Überschüsse/Gewinne - ein solcher ist aber bei Eltern-Kind-Initiativen in der Regel nicht vorhanden.

Wir empfehlen, eine freie Rücklage nur zu bilden, wenn auch das Gesamtergebnis des Vereins einen Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ausweist. Zwar gibt es hierfür keine verbindliche Regelung, es dürfte aber dem Sinn der gesetzlichen Vorschrift widersprechen, wenn bei einem negativem Gesamtergebnis Rücklagen ausgewiesen werden.